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Compras: uma competência essencial para um administrador


Faz alguns anos que a rede de Supermercados Paes Mendonça estava em grande expansão e se tornando uma das principais do país. Foi quando, neste processo de expansão, resolveram comprar os Supermercados Disco. E o resultado? O Paes Mendonça quebrou e hoje ninguém sabe mais o que aconteceu, inclusive a lição que se pode extrair deste episódio. É que a preparação da negociação e a análise da compra não foram bem feitas e não foram percebidos vários problemas, inclusive que o Disco tinha dívidas trabalhistas impagáveis.


Um outro exemplo: não faz muito tempo, estava conduzindo um treinamento em negociação, quando um participante descobriu que, por não ter utilizado a tecnologia que estava mostrando, havia pago mais de 100 mil reais na compra de uma casa, o que o deixou bastante abatido. Afinal de contras, 100 mil reais não é uma quantia que se jogue fora sem mais nem menos.


Assim, saber comprar é uma competência que pode fazer a diferença entre o sucesso e o fracasso de um administrador. O fato é que a todo momento estamos comprando produtos, serviços, ideias, programas de treinamento e desenvolvimento pessoal e uma série de outras coias. E, quem não sabe comprar pode cometer erros como os mencionados nos casos acima. De qualquer forma, uma das coisas mais perigosas é um comprador amador se achando profissional, pois corre sério risco de comprar bilhete premiado. Para se comprar bem, são fundamentais duas coisas: 1) conhecer bastante sobre o que se está comprando. Quem não conhece bem o que está comprando é como uma pessoa que está andando de táxi numa cidade desconhecida. Pode ser enrolada facilmente pelo motorista; 2) conhecer a tecnologia de negociação e saber como se preparar, e muito bem, para uma negociação, pois a maioria das negociações é ganha ou perdida de acordo com a qualidade da preparação.


O conhecimento do que está comprando
Tudo começa pelo conhecimento do que se está comprando, pois quem não conhece, não vai saber separar o joio do trigo. Assim, se alguém estiver lhe vendendo uma "Teoria revolucionária sobre o funcionamento da mente, capaz de causar grande impacto na Ciência, estimulando a formação do ser humano como pensador e engenheiro de ideias", só pode avaliar a veracidade desta afirmativa, quem conhecer sobre o estoque de conhecimentos e competências existente. Sem isto, não se terá condições de fazer uma avaliação precisa. Só para citar algumas poucas, entre as muitas, do imenso estoque de conhecimentos existente: o pensamento lateral e a técnica dos seis chapéus de Edward de Bono, o mapa de ideias de Tony Buzan, as crenças irracionais de Albert Ellis, a relação entre o pensamento dominante, a utilização da mente inconsciente e o poder da imaginação, pois como dizia Einstein: "A imaginação é mais importante do que o conhecimento".


Sem dispor destes conhecimentos, não se terá instrumentos de avaliação para saber se o que está sendo vendido corresponde, de fato, a uma teoria revolucionária. Além disto, é preciso saber que existem três tipos de inovações e evoluções. As verdadeiras, as falsas e as equivocadas. As falsas são aquelas que estão em consonância com a frase de Giuseppe de Lampedusa: "É preciso que as coisas mudem para ficar como estão". As equivocadas correspondem a um retrocesso. Foi algo parecido com o que aconteceu quando houve a reserva de mercado para a informática no Brasil. Os fabricantes faziam modificações nos produtos, que não eram modificações reais e algumas vezes eram até retrocessos em relação ao que havia no exterior. Correspondiam ao que se chama de "invenção da roda quadrada".


As três competências de negociação
Certa vez estava conduzindo um curso de negociação para uma empresa do setor elétrico, quando um engenheiro me pediu ajuda para um problema que estava enfrentando. Analisei a situação e disse que ia ter sérias dificuldades. Por que? Me perguntou. É que você está vendo a situação pela ótica técnica. Mas o problema aqui é de natureza jurídica. Você tem a ajuda de um bom advogado? Não, foi a resposta. Então, arranja um correndo, foi o que lhe disse.


Isto significa que para resolver bem uma situação podem ser necessárias várias competências como técnicas, econômicas, fiscais, jurídicas e trabalhistas, entre outras. O que quer dizer que, conforme a complexidade da negociação como, por exemplo, no caso da compra de um projeto para implantação de um polo petroquímico, precisamos negociar em equipe e equipes mal preparadas são sérias candidatas ao fracasso.

Assim sendo, para um comprador, embora seja importante, somente a competência individual pode não ser suficiente.


Mas existe um outro tipo de competência, raramente mencionada, ou mesmo desconhecida, que é a competência organizacional. A empresa ou instituição deve fornecer todo o apoio logístico necessário para o sucesso de quem estiver comprando. Portanto, conforme a complexidade da negociação, pode ser necessário, entre outros, um setor de busca de informação e de inteligência competitiva. Um outro ponto importante da competência organizacional é o dimensionamento do número de compradores necessários para se fazer boas negociações. É bastante comum haver subdimensionamento. Assim, uns poucos compradores acabam tendo que comprar centenas de bens e serviços, e isto impede que se façam boas preparações.


Portanto, individual, equipe e organizacional são três competências que podem ser indispensáveis. E esta é a abordagem holística que parte de uma pergunta básica: quais são todas as condições necessárias e suficientes para o sucesso numa negociação.


As armadilhas da linguagem
Existem dois tipos de linguagem. A genérica, que também pode ser hipnótica e a especificadora. Quem vende costuma usar muito a linguagem que um hipnotizador utiliza para colocar alguém em estado de transe e, quem fica em estado de transe, acaba perdendo a consciência crítica. Portanto, é sempre bom ter presente que comprador encantado acaba virando sapo. Assim, é bastante comum vermos afirmações de vendas do tipo: "o melhor curso de coaching do Brasil" ou "o maior especialista em negociação". Quem compra, para fugir do estado de transe, deve usar a linguagem especificadora e fazer perguntas do tipo: Melhor em relação a que? Melhor de acordo com quais critérios, parâmetros ou sistema? Houve algum concurso? Ou alguém, sei lá por que razão, simplesmente resolveu se intitular desta forma, mesmo sem fundamentação na realidade? Outras perguntas especificadoras são as que o escritor britânico Rudyard Kipling recomendava para a coleta de informações: O que? Por quê? Quem? Como? Quando? Onde? Quanto?


Pode também ser útil fazer uma decomposição de custos ou o "cost breakdown", ou usar especificações com base naquilo que em programação neurolinguística é conhecido como metamodelagem. 


O conhecimento da tecnologia de negociação
Uma coisa básica da tecnologia de negociação é o processo que vai da preparação até o cumprimento do que foi acordado. Certa vez, uma empresa desejava um produto com 24 mil horas de vida útil, mas o vendedor que só tinha o produto com 12 mil horas de vida útil, vendeu assim mesmo. Quando foi perguntado ao gerente comercial se ele não tinha nenhum receio deste fato, a resposta foi: "Lá ninguém controla nada e quem compra não é quem usa o produto. Além do mais, não há um bom sistema de comunicação e banco de dados para fazer o acompanhamento".


Para fazer uma boa preparação, desenvolvi uma metodologia única, a Matriz de Preparação, que permite ver a situação pela ótica de todas as partes envolvidas, além de possibilitar que se faça uma análise de risco, pois como disse o Prêmio Nobel Ilya Prigogine, "a época da certeza acabou". Assim, devemos estar preparados para o melhor, ou seja, para aproveitar as oportunidades e também para o pior. E o pior que pode acontecer é se negociar com alguém extremamente competente e que use os princípios de Ashleigh Brilliant: "Eu sempre ganho e você sempre perde. Não há nada mais justo do que isto", e que portanto, disponha de um imenso repertório de táticas ganha/perde, como as falcatruas e as táticas psicológicas.


Outro instrumento que desenvolvi foi o Modelo Integrado de Negociação, o MIN, que considera cinco parâmetros existentes em toda e qualquer negociação, que são: 1) o conhecimento do assunto; 2) os três cenários em que se desenvolve uma negociação; 3) o processo de negociação, que trata das etapas, das estratégias e táticas de informação, tempo e poder, da superação de impasses e da forma apropriada de se fazer concessões. Para se fazer concessões da melhor forma, criei a Matriz de Concessões; 4) As habilidades de relacionamento que inclui os estilos comportamentais de negociação, a comunicação e a capacidade de gerar confiança; 5) a realidade interna dos negociadores, que trata, entre outros, da capacidade de entrar em estados mentais e emocionais ricos de recursos e fugir dos fracos, como agressão, regressão, resignação e fixação. O fato é que sempre que entrar em estados mentais e emocionais fracos de recursos, não importa quão competente uma pessoa possa ser, ela vai acabar fazendo uma má negociação. Outro ponto importante deste parâmetro são as crenças e os valores dos negociadores.


Para adquirir competência
Existem disciplinas que são cognitivas como, por exemplo, matemática financeira. Negociação, entretanto, é uma disciplina cognitivo - comportamental. Isto significa que o conhecimento importante é o que é voltado para a prática, ou como dizia Kurt Lewin, "não há nada tão prático quanto uma boa teoria". Outro ponto que deve ser lembrado é que ninguém adquire competência somente porque lê um livro. Ou seja, uma pessoa pode tirar nota dez num teste, mas mesmo assim, pode tirar zero na prática. A competência é resultado de muito treinamento e de mudanças de hábitos e condicionamentos, e passa necessariamente por três etapas: consciência da necessidade, mudança e condicionamento, ou segunda natureza. Querer competência sem isto é a chamada consciência mágica. Ou como já dizia Adam Smith o pai da economia: "O ideal da humanidade é colher os frutos da árvore que nunca plantou".


Assim, existe sempre uma relação benefício/custo, ou seja, quem quer um benefício precisa pagar o preço, como a brasileira Ana Marcela Cunha, que vai ficar na história como medalha de ouro na primeira maratona aquática de 25 quilômetros, e que aconteceu no Mundial de Esportes Aquáticos em Xangai 2011. Eis o que Ana Marcela declarou após a vitória: "Estou muito feliz, o corpo dói, mas a gente até esquece a dor depois de um resultado desses".


E aqui está a grande diferença: os campeões pagam o preço.





Por José Augusto Wanderley

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